第五部分 公文寫作與處理
1、寫作基礎(chǔ)知識
主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標題。
文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設(shè)置線索；安排層次；劃分段落；設(shè)計開頭與結(jié)尾；處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達到嚴謹（嚴密精細，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統(tǒng)一（和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾）
文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法；②喻證法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。
語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。
2、公文的特點和種類
公文，也稱公務(wù)文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；③具有規(guī)范的體式；④履行法定的程序。
根據(jù)不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：
（1）根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。
（2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類
（3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。
（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。
（5）根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。
（6）根據(jù)來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。
3、政府系統(tǒng)的通用公文文種
（1）規(guī)范性文件
條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。
規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。
辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。
（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
命令（令）。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布旅行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定。
決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。
指示。用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。
批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
通知。用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。
通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
（3）公布性文件
公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。
通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的事項。
（4）陳述呈請性文件
議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會提請審議事項。
請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
報告。用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
調(diào)查報告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。
（5）商洽性文件
函。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工答、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。
（6）會議文件
會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。
4、黨政機關(guān)的通用公文文體
（1）規(guī)范性文件
條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。
規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件
決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。
決定。用于對重要事項作出決策和安排。
指示。用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。
意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。
通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。
通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。
（3）公布性文件
公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。
（4）陳述呈請情文件
報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
（5）商洽性工作
函。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。
（6）會議文件
會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。
5、公文文體與結(jié)構(gòu)常識
應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。
公文屬于特殊應(yīng)用文，其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。
公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。
公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。
印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。
6、公文格式排版規(guī)定
保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。
緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。
發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。
簽發(fā)人：發(fā)文字號右側(cè)，空一格，字號字體同發(fā)文字號。
標題：標題由作事、事由、文種組成（可省），字數(shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應(yīng)加題注，即用圓括號居中
附件：附件應(yīng)標明標題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。
注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。
7、公文的稿本
（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。
（2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據(jù)。有法定的生效標志（簽發(fā)等）。
（3）正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權(quán)威性、有效性的標。
（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。
（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的法定效用。
（6）副本。正本復(fù)份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區(qū)別，具有相同的法律效用；作為復(fù)印件的公文副本（如抄本、復(fù)印件）不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。
（7）修訂本。可以標題結(jié)尾處標作：“（修訂本）”，也可在標題下做題注，在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。
8、公文寫作的基本要求
合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。
9、行文規(guī)則
可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問題長期未予解決；三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機關(guān)職權(quán)范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。
行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。
10、公文寫作的語言運用
公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范。
公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。
數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時只能用分數(shù)。
11、各種文種的撰寫
（1）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標題、發(fā)布或通過或批準的日期、章題、正文；規(guī)范性公文的標題由事由（問題）、文種兩部分構(gòu)成；正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性“綱領(lǐng)”。
（2）決定。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。
（3）決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經(jīng)過會議討論通過或批準。
（4）通知。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。
（5）通報。標題由發(fā)文機關(guān)、表彰或批評的對象與事實性質(zhì)（情況）以及文種（通報）。
（6）批復(fù)。標題寫明發(fā)文機關(guān)、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態(tài)度。
（7）通告。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有時可省略事由或只標注文種。
（8）請示。標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種構(gòu)成。
（9）函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又可分為發(fā)函、復(fù)函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。
12、公文處理的基本原則
（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準則與方法規(guī)化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統(tǒng)一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則
13、收文處理的一般過程
（1）公文的收受與分流
簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式
外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。
啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟。
內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。
分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。
摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。
（2）辦理收文
擬辦。由部門負責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。
批辦。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負責(zé)人提出處置意見。
承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。
注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。
（3）組織傳閱與催辦查辦
組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。
催辦。由公文處理管理機構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。
查辦。由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行的核查協(xié)辦工作。
（4）處置辦畢公文
包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。
14、發(fā)文處理程序與方法
（1）文稿形成
擬稿。撰擬公文文稿。
會商。當公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意和協(xié)助。
核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過前，由專人進行全面核查。
簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負責(zé)人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。
（2）公文的制作
注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體化、技術(shù)化。
繕印。制作供對外發(fā)出的公文。
用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。
（3）公文的對外傳遞
分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。
發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。
（4）處置辦畢公文
包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。
15、公文銷毀的方式和范圍
銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。
以各種方式銷毀公文均應(yīng)履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對公文進行鑒定；確認應(yīng)銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關(guān)或上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準；獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。
